ונתנו ידידים: מערכת CRM לליווי יתומים
מערכת CRM גדולה לארגון חסד שמלווה מאות יתומים: כרטיס אישי לכל יתום, ימי הולדת ואזכרות לפי התאריך העברי, אירועים ונוכחות, מתנות, צ'אט צוות, טלפוניה עם סיכומי AI ומערכת הרשאות מלאה.
סיור במערכת
כך זה נראה מבפנים.
01 / 06דשבורד יומי: יתומים, משימות פתוחות, אירועים ומתנות, ולצידם ימי הולדת לפי התאריך העברי, סיומי מסכתות וחתונות קרובות, כדי שאף רגע משמעותי לא יתפספס.
מערכת פנימית · ללא גישה ציבורית. מערכת פנימית של הארגון עם מידע רגיש על יתומים ומשפחות, ולכן היא סגורה מאחורי הזדהות והרשאות. הצילומים צולמו מסביבת הדגמה של המערכת האמיתית עם נתונים בדויים בלבד: אף שם, טלפון או מספר זהות אינו אמיתי.
האתגר
הארגון מלווה מאות יתומים ומשפחות, עם רכזים בכמה ערים. המידע היה מפוזר בגיליונות, תאריכים חשובים כמו ימי הולדת, אזכרות וחתונות נשכחו, ולא היה מעקב מסודר אחרי מתנות, אירועים ופניות טלפוניות.
הפתרון
מערכת Web ו-PWA בעברית מלאה: כרטיס יתום עם כל הפרטים וההיסטוריה, הרשאות לפי תפקיד כך שכל רכז רואה רק את היתומים שלו, התראות אוטומטיות במייל על ימי הולדת, אזכרות וחתונות, ניהול אירועים ונוכחות עם תחנות איסוף, מתנות וחלוקות חגים, בנאי דוחות דינמי עם ייצוא לאקסל, צ'אט צוות בזמן אמת, ייבוא מאקסל עם זיהוי כפילויות, ושילוב טלפוניה של ימות המשיח עם סיכומי שיחות ב-AI.
התוצאה
הצוות עובד ממקום אחד: כל רכז יודע כל בוקר מי חוגג, למי יש אזכרה ומי מתחתן, אף תאריך חשוב לא מתפספס, וההנהלה רואה תמונה מלאה של הפעילות.