ניהול בית ספר וגבייה, בתוך Zoho CRM

הארגון כבר עבד עם Zoho CRM, וכל ההורים, אנשי הקשר וההיסטוריה ישבו שם. ניהול התלמידים וגביית שכר הלימוד נעשו בצד, בגיליונות, ולא היה ברור מי שילם, למי אין הוראת קבע ואילו חיובים חזרו. מעבר למערכת חדשה היה מחייב הסבת נתונים, הדרכה מחדש ותשלום על שתי מערכות.

במקום להחליף את Zoho, בניתי מערכת ייעודית שרצה בתוכו ומחוברת אליו ב-API, כך שהיא עובדת על אותם הורים ואותם נתונים. המערכת כוללת דשבורד עם רשימת 'דורש טיפול', ניהול הורים ותלמידים לבית הספר ולגן, מחיר לפי כיתה, טבלת גבייה שנתית לפי חודשים עם סטטוס לכל חודש (שולם, חסר, חלקי, יתר), פריסת תשלומים, מעקב הוראות קבע וסירובים, הפקת קבלות, ודוחות וייצוא.

הצוות ממשיך לעבוד במערכת שהוא כבר מכיר, ורואה במסך אחד כמה נגבה, מה החוב הפתוח ומי צריך טיפול. לא היה צורך בהסבת נתונים או במערכת נוספת לתחזק, וכל עדכון בגבייה נשמר ישירות ב-CRM.